Navegación por la administración central de SharePoint Online: Su guía esencial
Como plataforma de colaboración, Microsoft SharePoint proporciona a los administradores del sistema las herramientas que necesitan para gestionar varios usuarios, el contenido de SharePoint y otros ajustes de configuración en el centro de administración de SharePoint. Siga leyendo para saber cómo el centro de administración permite la gestión centralizada de SharePoint y descubra las acciones disponibles.
Introducción a la administración central
SharePoint Central Administration es donde los administradores realizan las tareas de administración en un entorno SharePoint. La administración central se divide en varias partes y permite a los administradores configurar y gestionar SharePoint desde una ubicación central, incluida la gestión de la seguridad, la supervisión, los ajustes generales, los ajustes del sistema y las aplicaciones.
Visión general y métodos de acceso
Puede elegir entre dos versiones de SharePoint. Puede instalar SharePoint Server en sus servidores físicos o máquinas virtuales o utilizar la versión basada en la nube SharePoint Online (parte de Microsoft 365). El portal de administración central de SharePoint para cada versión es ligeramente diferente.
Centro de administración en SharePoint Server
Al instalar SharePoint en servidores físicos o máquinas virtuales, se crea un sitio de administración central. Se requieren derechos de administrador de servidor para acceder a la administración central de SharePoint para las instalaciones locales independientes de SharePoint Server.
Busque la carpeta con los accesos directos de SharePoint en el menú Inicio de Windows y abra la herramienta Administración central de SharePoint (por ejemplo, Administración central de SharePoint 2013). Ejecute este archivo como administrador. El enlace para acceder a la interfaz web de SharePoint que se ejecuta en servidores físicos depende de su configuración.
Centro de administración de SharePoint Online
Cuando se utiliza SharePoint Online, la administración de SharePoint se realiza en el centro de administración de SharePoint, que está integrado con las herramientas de gestión y los centros de administración de Office 365. Puede acceder al centro de administración de SharePoint haciendo clic en un enlace del centro de administración de Microsoft 365 o mediante un enlace directo. A continuación se describen los detalles de uso del centro de administración de SharePoint.
Uso de PowerShell para la administración de SharePoint Online
También puede utilizar PowerShell para gestionar SharePoint Online descargando SharePoint Online Management Shell o instalando el módulo necesario de la Galería PS.
Puede instalar el módulo PowerShell necesario con este comando en PowerShell 5.0:
Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell
Gestionar SharePoint Online con PowerShell puede ser útil para tareas de gestión por lotes cuando necesite aplicar ajustes a un gran número de entidades.
Gestionar SharePoint Online
Vaya a https://admin.microsoft.com en su navegador web para abrir el centro de administración de Microsoft 365. A continuación, en el panel de navegación o en la lista de todos los centros de administración, haga clic en SharePoint para abrir el centro de administración de SharePoint.
Como alternativa, abra un enlace directo para acceder a un centro de administración de SharePoint en Office 365 mediante la URL de administración central de SharePoint, por ejemplo:
https://yourcompany-admin.sharepoint.com
donde yourcompany es el nombre de su empresa (inquilino).
En nuestro caso, utilizaremos el siguiente enlace para acceder al centro de administración de SharePoint en Office 365:
https://nakivo-admin.sharepoint.com
En la página principal del centro de administración de SharePoint, podemos ver el informe de actividad de archivos, el informe de uso del sitio de SharePoint durante los últimos 30 días, la salud del servicio y el centro de mensajes. Pase el ratón por encima del gráfico para ver los detalles de cada punto. Haga clic en Detalles cerca de cada gráfico para ver más información sobre los últimos 7, 30, 90 o 180 días. Haga clic en el nombre de la actividad en la leyenda bajo el gráfico para mostrar u ocultar el tipo de actividad en el gráfico. En el panel izquierdo (también llamado panel de navegación), puede ver las funciones y opciones que puede configurar. En la parte inferior del panel de navegación, puede hacer clic en Personalizar navegación para seleccionar los elementos que desea que aparezcan en el panel de navegación.
El centro de mensajes notifica al administrador de SharePoint sobre mejoras, nuevas funciones de SharePoint y cualquier cambio que pueda afectar a los usuarios de SharePoint. Si utiliza SharePoint Online, todas las actualizaciones se instalan automáticamente en los servidores que se ejecutan en la nube (en los centros de datos de Microsoft). Si hace clic en un mensaje, el centro de administración de Office 365 se abre en una nueva pestaña para mostrar información detallada. Pulse Todos los mensajes activos para leer todos los mensajes del portal de administración de Office 365.
La sección Estado del servicio de la página de inicio le notifica si se ha interrumpido algún servicio de SharePoint Online. Haga clic en Ver todos los servicios para comprobar el estado de todos los servicios de Office 365 que están disponibles en su plan de suscripción.
Exploremos cada sección del Centro de administración de SharePoint para Microsoft 365 para que quede claro qué ajustes puede configurar y qué efectos tienen estos ajustes. Encontrará estas secciones en el panel izquierdo de la interfaz web.
Sitios
Hay dos subcategorías de sitios: sitios activos y sitios eliminados.
Sitios activos
Utilice esta página para gestionar todos sus sitios. Se muestra una lista de los sitios activos (con sitios de equipo y sitios de comunicación), que incluye información sobre el nombre del sitio, la URL, el uso del almacenamiento y el administrador principal. En la esquina superior derecha, hay un gráfico que indica el uso de almacenamiento para todos los sitios. Hay dos botones para crear un nuevo sitio y exportar la lista de sitios activos a un archivo CSV.
Los sitios activos son aquellos en los que los usuarios ven páginas, descargan/suben archivos y los editan/modifican. Haga clic en el encabezado de columna correspondiente para ordenar una lista por nombre de sitio, URL, almacenamiento utilizado, etc. Utilice el campo de búsqueda para encontrar el sitio necesario. Haga clic en el botón situado a la derecha del campo de búsqueda para filtrar los sitios que desea que aparezcan en la lista.
Haga clic en el sitio cuyas opciones desea editar para abrir una ventana con los ajustes del sitio. Hay cuatro pestañas: General, Actividades, Permisos y Políticas.
- La pestaña General le permite editar el nombre y la URL de un sitio.
- La pestaña Actividad muestra información relacionada con la actividad y el almacenamiento del sitio.
- En la pestaña Permisos, puede añadir/eliminar administradores del sitio y propietarios de grupos.
- Utilice la pestaña Políticas para editar las políticas de uso compartido del sitio y determinar los usuarios con los que se puede compartir contenido.
Estos ajustes de uso compartido se utilizan para controlar el uso compartido a nivel de organización y pueden ser modificados por un administrador de SharePoint. Los propietarios de los sitios no pueden modificar estos ajustes para compartir sitios.
Sitios eliminados
En esta página del centro de administración de SharePoint, se muestra la lista de sitios de SharePoint eliminados. Un administrador de SharePoint puede restaurar un sitio eliminado en un plazo de 93 días. Una vez transcurrido este plazo, el sitio se elimina definitivamente. Puede seleccionar un sitio en la lista de sitios eliminados y pulsar Restaurar para recuperar el sitio o pulsar Eliminar permanentemente para eliminarlo definitivamente.
Políticas
Esta sección contiene políticas de uso compartido y ajustes de control de acceso.
Compartir ajustes
Estos ajustes de uso compartido se utilizan para controlar el uso compartido a nivel de organización en SharePoint y OneDrive. Puedes establecer ajustes desde el menos permisivo hasta el más permisivo. Hay cuatro niveles disponibles y se puede compartir el contenido con:
- Cualquiera
- Huéspedes nuevos y existentes
- Huéspedes existentes
- Sólo las personas de su organización
Encontrará una breve explicación debajo de cada opción de esta página en la interfaz web del centro de administración de SharePoint. Veamos brevemente todos los ajustes de esta página.
Más ajustes de uso compartido externo
- Limitar el uso compartido externo por dominio (seleccionar los dominios desde los que los usuarios pueden/no pueden acceder a los archivos compartidos)
- Permitir que sólo los usuarios de grupos de seguridad específicos compartan externamente
- Los invitados deben iniciar sesión con la misma cuenta a la que se envían las invitaciones para compartir.
- Permita que los invitados compartan artículos que no poseen
- Las personas que utilizan un código de verificación deben volver a autenticarse después de este número de días __
Enlaces a archivos y carpetas
Elija el tipo de enlace que se selecciona por defecto cuando los usuarios comparten archivos y carpetas en SharePoint y OneDrive.
- Personas concretas (sólo las personas que especifique el usuario)
- Sólo las personas de su organización
- Cualquiera con el enlace
Elija el permiso seleccionado por defecto para compartir enlaces
- Ver
- Editar
Elija las opciones de caducidad y permisos para los enlaces de Cualquiera.
- Estos enlaces deben caducar dentro de este número de días __
- Estos enlaces pueden dar estos permisos:
- Archivos: Ver y editar/Ver
- Carpetas: Ver, editar y cargar/Ver
(Seleccione las opciones necesarias en el menú desplegable).
Otros ajustes
- Mostrar a los propietarios los nombres de las personas que han visto sus archivos en OneDrive
- Permitir que los propietarios de sitios elijan mostrar los nombres de las personas que vieron archivos o páginas en SharePoint.
- Utiliza enlaces cortos para compartir archivos y carpetas
Control de acceso
Utilice los ajustes de esta sección para permitir o restringir el acceso de los usuarios a SharePoint y OneDrive. Hay cuatro categorías:
- Dispositivos no gestionados. Puede permitir, limitar o bloquear el acceso de dispositivos que no estén en su dominio, o si determinadas combinaciones de sistema operativo y navegador web no se ajustan a la configuración establecida.
- Cierre de sesión inactiva. Esta opción se utiliza por motivos de seguridad y permite al administrador de SharePoint establecer un periodo de tiempo de inactividad tras el cual un usuario ve una advertencia y se cierra su sesión.
- Ubicación de la red. Esta opción permite configurar el acceso a SharePoint sólo desde direcciones IP de confianza. Tenga en cuenta que al configurar esta opción, tiene que añadir su propia dirección IP a la lista de direcciones IP permitidas; de lo contrario, puede bloquearse a sí mismo.
- Aplicaciones que no utilizan autenticación moderna. Esta opción permite o bloquea el acceso desde aplicaciones de terceros o aplicaciones antiguas de Microsoft Office (Office 2010 y versiones anteriores) que no pueden aplicar restricciones basadas en dispositivos.
Ajustes
En esta página se encuentran los ajustes del nuevo centro de administración de SharePoint:
- Centro de administración por defecto. Si esta opción está activada, se cargará por defecto una versión clásica del centro de administración de SharePoint al abrir el centro de administración.
- Páginas. Configure si los usuarios pueden crear páginas modernas y comentar en ellas.
- Notificaciones SharePoint. Este ajuste permite a los usuarios recibir notificaciones sobre contenido de SharePoint, actividad de archivos y noticias si activan las notificaciones en las aplicaciones móviles.
- Creación del sitio. Active esta opción para permitir a los usuarios crear sitios desde la página de inicio de SharePoint y OneDrive. Es posible seleccionar un directorio en el que los usuarios puedan crear sitios y una zona horaria por defecto.
- Límites de almacenamiento. Hay dos opciones para estos límites: automática y manual. Si selecciona la opción automática, dejará que los sitios utilicen tanto almacenamiento de su organización como necesiten. Si selecciona la opción manual, establecerá manualmente límites específicos para cada sitio.
Servicios de contenidos
Los servicios de contenidos ayudan a los usuarios a introducir datos de forma coherente y ordenarlos mediante metadatos.
Almacén de plazos
Un almacén de términos proporciona más formas de almacenar y organizar datos (incluidos metadatos) en SharePoint. Un almacén de términos es un directorio global de términos comunes que utiliza en su organización. Puede editar la taxonomía local de un sitio SharePoint, crear y editar términos y designar a una persona o grupo para el conjunto de términos. En este caso, las etiquetas asignadas no conceden permisos adicionales, sino que le ayudan a identificar (seguir) a los usuarios por un conjunto de términos, por ejemplo, el cargo y el departamento. Esta es la clasificación formal del sistema.
Galería de tipos de contenido
Cree diferentes tipos de contenido, asigne una categoría y asocie una plantilla al tipo de contenido apropiado. Puede establecer configuraciones para exigir a los usuarios que utilicen una plantilla de documento estándar. Por ejemplo, cuando un usuario crea un documento Excel utilizando una plantilla, y la plantilla está asociada a un tipo de contenido Timesheet, el usuario utiliza una plantilla correcta y estandarizada para crear el mismo tipo de contenido con regularidad.
Opcionalmente, se puede añadir un tipo de contenido a una lista o biblioteca de SharePoint. Una galería de tipos de contenido le ayuda a clasificar mejor sus contenidos.
Migración
Esta sección proporciona las opciones para utilizar el gestor de migración y la herramienta de migración de SharePoint para migrar recursos compartidos de archivos locales a Microsoft 365. Puede copiar contenido de un servidor SharePoint independiente a SharePoint Online y Microsoft 365.
Más funciones
Esta página proporciona las funciones conocidas de SharePoint que estaban disponibles en el centro de administración clásico de SharePoint. Seleccione la función que necesite y pulse Abrir para acceder a los ajustes de la función.
Si no ha encontrado las opciones necesarias en el nuevo centro de administración de SharePoint, intente utilizar SharePoint Online Management Shell, que está disponible para su descarga en:
https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=35588
SharePoint Online Management Shell es un conjunto de cmdlets de SharePoint que le permiten gestionar SharePoint Online en Windows PowerShell.
Gestión de licencias
Como ya se ha mencionado, el centro de administración de SharePoint está integrado con Office 365 y el centro de administración de Microsoft 365. Si necesita gestionar licencias de usuario en SharePoint Online, puede asignar las licencias a sus usuarios de Office 365 en el centro de administración de Microsoft 365, yendo a Usuarios >Usuarios activos . A diferencia de las versiones tradicionales de SharePoint Server, en SharePoint Online no se utilizan CAL (licencias de acceso de cliente).
Conclusión
La administración central de SharePoint se utiliza para gestionar SharePoint y permite a los administradores del sistema realizar tareas administrativas. Sin embargo, es posible que haya notado que el centro de administración de SharePoint no proporciona funciones avanzadas para hacer backups y recuperaciones. Para hacer backups adecuados y restauraciones puntuales, necesita una solución de backup dedicada. NAKIVO Backup & Replication es una solución universal de protección de datos tanto para SharePoint Server como para las aplicaciones y servicios de Microsoft 365.
